Noticia, ¿El Time Tracking puede mejorar tu uso del tiempo? - 16/04/2015 9:30:30
"¿Qué haces con tu tiempo durante el día? Cuando parece que el número de horas en un día no son suficientes para completar la lista de tareas por hacer, en algún momento te preguntarás cómo has usado tu tiempo, qué tan eficientemente. Tratas de ser organizado, de mantener las cosas bajo control, pero aun así, el tiempo se te escapa de las manos. El Time Tracking puede ser la solución.Revisa tu planeación
Si quieres ser más productivo es necesario que te enfoques en hacer una revisión exhaustiva de la forma en la que estás usando cada hora y cada minuto de tu día. Para hacerlo, las herramientas de Time Tracking son una excelente opción, porque te ofrecen la precisión de la medición con cronómetro, complementada con funciones para calcular precios y costos del recurso "tiempo", lo cual te ayuda a automatizar varios procesos.
Los datos que obtienes al utilizar Time Tracking, te permitirán identificar la dinámica de tus procesos, como los horarios en los que eres menos eficiente, cuándo tienes mayor carga de trabajo o qué tareas te ocupan demasiado tiempo sin brindarte buenos resultados, etc.
Las herramientas para la administración del tiempo se han utilizado en los negocios desde hace mucho tiempo, sin embargo ahora, gracias al desarrollo de la tecnología, existen sistemas mucho más sencillos y eficientes para llevar a cabo esta tarea incluso sin deber descargar ningún software en tu equipo, te recomiendo por ejemplo primaERP Time Tracking, es gratuito hasta 3 usuarios y es súmamente sencillo de usar.
Registra tu tiempo al menos durante una semana y al final de la misma tómate unos minutos para analizar con detenimiento qué fue lo que hiciste cada día. Hazte estas preguntas:
¿Los resultados de tu trabajo corresponden con lo que planeaste al comienzo de la semana?
¿A qué tareas les diste mayor prioridad?
¿Hay tareas que estás posponiendo constantemente? ¿Cuáles son?
¿Qué tareas o actividades (por ejemplo las juntas) te ocupan demasiado tiempo durante semana? y ¿qué beneficio te están brindando?
¿Estás satisfecho con los resultados que has obtenido?
¿Tus clientes o tu jefe, están contentos con tus resultados?
¿Qué puedes hacer diferente para ser más eficiente?
Optimiza tu horario
Si utilizas primaERP Time Tracking, en los informes podrás ver cuánto tiempo estás pasando en cada proyecto, cliente, actividad o tarea y marcar cada registro de tiempo como "provechoso" o "no provechoso" de manera que puedas identificar qué cosas puedes (o debes) cambiar u optimizar para usar mejor tu tiempo. Aquí te damos algunos consejos:
Encuentra tareas o actividades que puedas automatizar o delegar a otros miembros de tu equipo.
Reorganiza tu horario actual, asigna "bloques" de tiempo para proyectos individuales y establece plazos realistas para su realización.
Elimina las "pérdidas de tiempo", por ejemplo las juntas y tareas que no te estén brindando beneficios.
Planea las juntas para que queden en un mismo bloque de tiempo de manera que no tengas que abandonar con frecuencia otras tareas que requieran de concentración y enfoque.
Aprovecha el tiempo que pasas transportándote de un lugar a otro. Si usas transporte público, en el camino puedes aprovechar para revisar tus emails o resolver algunas llamadas.
Dedica tiempo a reflexionar sobre tus proyectos y estrategias, establece tus objetivos y los plazos para alcanzarlos. Revisa con frecuencia el desarrollo de estos planes y corrígelos cuando sea necesario.
Organiza tu rutina diaria para equilibrar el trabajo más y menos pesado.
Si trabajas con los calendarios de Microsoft Outlook o Google o con el sistema de gestión de proyectos Basecamp Classic, sincroniza tus datos con primaERP Time Tracking para registrar tus tiempos mucho más fácilmente.
Haz el registro de tiempos en equipo. Para que tu planeación sea estratégica, necesitas tener información de todas las partes del proceso y de todos los miembros que en él participan.
Crea un ambiente cómodo y ordenado en tu oficina.
Deshazte del ruido informativo. Deshabilita las noticias automáticas innecesarias.
Disminuye las distracciones. Evita a los colegas demasiado habladores, limita las pausas para el café y cuando trabajes en tareas que requieran de alta concentración, silencia tu teléfono y apaga tu correo electrónico.
Toma decisiones
Una vez que comiences a evaluar a conciencia tu tiempo, rápidamente podrás identificar los procesos ineficientes, al deshacerte de ellos te sorprenderá la cantidad de tiempo que puedes "liberar" para ocuparlo de mejor manera. El Time Tracking te ayudará no solo a tener mayor control sobre tu tiempo, sino sobre todo a tomar mejores decisiones basadas en un conocimiento real y complejo de lo que haces y de cómo lo haces, te ayudará tener un mayor conocimiento de ti mismo.
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Noticia, Cómo sacar provecho de un evento profesional: 7 errores y 13 consejos claves. - 14/11/2014 10:32:22
" ¿Sabes sacar partido a un networking? Siete errores a evitar para no derrochar una jornada.Por E. Pastor.
Valencia Plaza.
Los eventos de networking en la Comunitat Valenciana siguen aumentando en número. Estos sirven para que emprendedores y empresarios den a conocer su empresa, ellos mismos, que afiancen las relaciones con los clientes, los conozcan en un entorno más distendido, den a conocer nuevos productos o servicios, retomen el contacto con personas e incluso encuentren oportunidades de negocio.
Pero no todos saben aprovecharlos al máximo ni qué errores deberían evitar para sacar el máximo partido al encuentro y no causar mala impresión a los asistentes. Félix López, autor del libro El poder del networking, destaca malas prácticas y algunos consejos para revisar antes de programar una jornada.
Estos son los siete errores que no se deben cometer en un evento:
1. Intentar vender en la primera conversación:
""El primer error es intentar vender en la primera conversación, en el primer contacto. Eso demuestra poca preparación y mucha capacidad comercial"", apunta López. ""El objetivo es conseguir contactos nuevos e iniciar una relación profesional para provocar luego una reunión"".
2. Hablar demasiado y escuchar poco:
La mejor opción es preguntar y escuchar para saber en qué aspectos puede ser útil un contacto. ""No debe acapararse el turno de palabra y vender únicamente tu proyecto"", destaca. Además, conviene realizar anotaciones en la tarjeta de visita para tener toda la información concentrada. ""Haz preguntas concretas y directas que te aporten información y practica una escucha activa, mira a los ojos a la otra persona, asiente, demuestra que le prestas atención asintiendo o repitiendo alguna de sus palabras, no tengas prejuicios y sobretodo no le interrumpas"".
3. No cuidar la etiqueta:
Hay que saber a dónde se acude. No es lo mismo un cóctel en el Hotel Ritz o en el Palace que un encuentro informal de emprendedores en una cafetería. ""Te has de mimetizar con el evento y es un error no informarte de cómo hay que ir"", apunta. ""Debe saberse si hay que ir de traje o corbata ya que en algunos eventos no te dejarán entrar"".
4. No cuidar los modales:
""Cuando en un evento hay un vino español puede haber falta de modales"", destaca. ""Si vas a un evento, te bebes una copa de vino y dos cervezas pero no te atiborras"". ""Prefiero pasar hambre en el evento y llevarme diez contactos"". Insiste en que hay gente que se dedica a comer y no prioriza. ""Dan la tarjeta llena de grasilla"".
5. Falta de puntualidad:
Otro de los fallos es la puntualidad. ""Eso va con la preparación. Con cuanto más tiempo de antelación llegues más fácil es localizar a la gente"", apunta. Si no, pierdes el hilo del evento y la dinámica. ""Si no te has podido presentar la gente no te va a conocer"".
6. No hacer un seguimiento de los contactos que se han hecho:
Un error importante es no hacer un seguimiento de los contactos que se han hecho, dejar las tarjetas en el escritorio y olvidarse de ellas. ""Esto tira el evento por la borda, no hay que tardar más de 24 horas en contactar a la gente y se tarda todavía menos por Linkedin"", explica.
7. No pedir ayuda:
""No hay que tener vergüenza en preguntar"", apunta. ""Antes de ir a un evento pedir ayuda para que te presenten a alguien, te digan con quien tienes que contactar"". Insiste en que en casi todos los eventos siempre hay un anfitrión y hay que localizarlo. ""Este nos va a abrir las puertas a todos"".
Consejos para aprovechar el networking
1. Organiza bien la información:
""A buen seguro tendrás un buen número de contactos, agendas, tarjetas de visitas, notas y demás"", destaca. Por eso es necesario volcar todos los contactos en una única base de datos y completar aquella información que no se tenga ya que servirá de excusa para contactar con viejos conocidos.
2. Sé observador:
Cuando conozcas o visites a alguien observa con atención cómo va vestido, su forma de hablar, su acento o sus complementos ya que eso puede dar pistas para buscar puntos en común.
3. Transmite sinceridad:
""No te aceleres y seas superficial contactando con un gran número de personas en un evento de networking, recopilando tarjetas a toda costa y sin profundizar con las personas o prestándoles poca atención"", apunta López. Además, insiste en no mentir ni exagerar sobre tu trabajo y tus logros y compartir la misma información que te da la otra persona, que haya reciprocidad.
4. Cuida tu presentación:
""Tienes que ser capaz de explicar en un minuto quién eres, a qué te dedicas, cuál es tu empresa, cuál es su actividad, en qué destaca tu empresa, en que destacas tú y qué es lo que más te gusta de tu trabajo"", destaca López. Tienes que practicar tu presentación profesional para que sea perfecta, natural, clara, concisa y que despierte el interés de tus interlocutores.
5. Pide referencias:
Al participar por primera vez en una actividad pide referencias, incluso a personas que apenas conozcas. Pregunta: ""¿Conoces a alguien experto en imagen de marca?"", ""¿hay alguna empresa que se dedique al project management aquí?"". De este modo la otra persona te ayudará a entablar conversación con otras personas.
7. Organiza tu agenda cada semana:
""El lunes echa a un vistazo a todas las actividades que tienes planificadas durante la semana, organízate para llegar con puntualidad a ellas y discrimina aquellas que consideres que no te van a aportar mucho"", apunta. Revisa las próximas actividades de tu interés, anótalas en tu agenda y marca avisos con la suficiente antelación para no olvidarte de ellas. Hoy en día todos los móviles tienen agenda, en tu Outlook o agenda de papel.
8. Visita diferentes grupos y quédate en los mejores:
No te canses de investigar y visitar diferentes grupos, asociaciones, clubs, gremios y eventos. Los grupos son perfectos para conocer un montón de gente de una sola vez y éstos se reúnen de forma periódica y tienen actividades diversas por lo que cada reunión cuenta con un público distinto.
10. No tengas miedo de llamar a puerta fría:
""Ya preparaste tu presentación de un minuto anteriormente así que ahora llega el momento de llamar a aquellos contactos que has conocido en una reunión, aquellos que te ha referido otra persona o aquellos que simplemente has visto en un artículo en una revista o un directorio y tienes interés en cerrar una cita en persona"". Cuanta más información tengas previamente, más sencillo será establecer una conversación cordial desde el principio. Busca un tema o punto de interés para la otra persona.
11. Sé una estrella, un conector:
Conviértete en el centro de una red. Conoces a varias personas pero éstas no se conocen entre sí, haz que se conozcan. ""Muévete en cuantos más círculos distintos mejor, tu red de contactos crecerá de forma exponencial que si te limitas a participar en dos o tres grupos y de colectivos parecidos. Comparte tus mejores contactos con el resto"", destaca López.
12. Da a los demás sin condiciones:
Si tienes una buena recomendación o puedes ayudar a alguien, simplemente hazlo, la persona a la que ayudes se verá obligada a hacer lo mismo. ""Ofrece sin esperar nada a cambio, sé generoso, positivo"".
13. Colabora en un grupo:
""Una vez que hayas encontrado el grupo en el que te sientas más a gusto, ofrécete para ayudar en la organización de actividades, proponer un ponente para una charla o ayudar en la preparación de las actividades. Tu ayuda será bienvenida y aumentará su respeto y confianza hacia ti y saldrás sin duda ganando"", concluye.
E. Pastor.
04/11/2014
Licencia:
No especificada.
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Fuente: Valencia Plaza
Imagen: Networking event
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